L’intelligenza artificiale (AI) si sta facendo strada in quasi tutti gli aspetti delle operazioni lavorative in un’ampia gamma di settori. Robot e chatbot sono diventati la norma. L’apprendimento automatico ha permesso ai computer di svolgere compiti pesanti e complessi quasi istantaneamente. Quando si parla di business, l’IA ha influenzato molti dei suoi aspetti, automatizzando molti dei processi coinvolti. Fortunatamente, la fatturazione e l’elaborazione delle fatture – una delle attività più onerose e complicate dell’azienda – hanno visto alcuni cambiamenti importanti dopo l’introduzione dell’IA.
Tutti i software di contabilità sono dotati di funzioni che automatizzano la maggior parte del lavoro contabile. È ovvio che tutte le aziende devono scambiarsi fatture con una certa frequenza. Gestire questo aspetto è un lavoro lungo e complicato. Inoltre, è soggetta a errori e a interpretazioni errate. Pertanto, il personale altamente qualificato o specializzato dovrebbe gestire l’intero processo manualmente. Tuttavia, non tutte le organizzazioni possono permettersi di spendere soldi per assumere un professionista per la contabilità.
Ecco perché le soluzioni software per la fatturazione hanno assunto un ruolo di primo piano nelle aziende. L’intelligenza artificiale ha rivoluzionato il modo tradizionale di emettere fatture. L’applicazione dell’intelligenza artificiale alla contabilità ha un enorme potenziale, in quanto può ridurre molti calcoli e operazioni manuali.
- L’intelligenza artificiale nell’elaborazione delle fatture
- Elaborazione delle fatture tramite l’intelligenza artificiale per un flusso di cassa ottimale
- L’intelligenza artificiale facilita l’individuazione e la prevenzione delle frodi sulle fatture
- L’intelligenza artificiale ottimizza i pagamenti in entrata
L’intelligenza artificiale nell’elaborazione delle fatture
Si stima che circa l’80%-90% delle fatture elaborate sia cartaceo. E la maggior parte dell’elaborazione delle fatture avviene manualmente o in modo semi-automatico. Diversi software di contabilità dotati di intelligenza artificiale supportano funzioni quali la segregazione delle fatture, l’estrazione dei dati, la generazione delle fatture, ecc.
Il software dotato di intelligenza artificiale scansiona e inserisce nel sistema tutte le fatture ricevute, se sono cartacee. Se le fatture sono elettroniche, il sistema deve solo analizzarle leggendo tutti i caratteri e i numeri scritti sulla fattura con l’aiuto dell’intelligenza artificiale. L’elaborazione automatizzata delle fatture è quindi lo stato dell’arte del settore fintech.
Estrazione
Una volta che le fatture diventano lucide, l’algoritmo di intelligenza artificiale inizia a estrarre e convalidare i campi di dati. In genere non è necessaria alcuna verifica, ma è sempre meglio essere assolutamente sicuri, perché un piccolo errore nel processo di fatturazione può avere esiti inesorabili. Quindi, per essere più sicuri, non sarebbe male avere un supervisore per la revisione.
Generazione delle fatture
Come già detto, la maggior parte delle aziende genera le fatture manualmente o in modo semi-automatico. Ma l’intelligenza artificiale può rendere questo processo completamente automatizzato. Il software di contabilità è in grado di compilare automaticamente almeno alcuni dettagli della fattura, come gli importi, i dati dell’organizzazione, la data, l’ID del prodotto o del servizio, i codici tac, ecc. Inoltre, se i venditori e gli acquirenti dispongono di un sistema integrato, il processo potrebbe essere ancora più rapido e semplice.
Elaborazione delle fatture tramite l’intelligenza artificiale per un flusso di cassa ottimale
I proprietari di aziende tengono sempre sotto controllo chi paga in anticipo o in tempo e chi invece ritarda. Tuttavia, tenere traccia solo di chi paga in tempo e di chi non lo fa non fornisce informazioni utili. Con un software per fatture e fatturazione abilitato all’intelligenza artificiale, è possibile ottenere rapporti dettagliati su tutta la cronologia contabile.
Ad esempio, se un sistema di intelligenza artificiale dispone di tutti i vostri registri contabili, genererà dati sulla puntualità dei pagamenti, sulla longevità dei clienti, sui metodi di pagamento utilizzati e su chi ha effettuato il pagamento. Un individuo, un gruppo o un’organizzazione. In questo modo i proprietari delle aziende potranno prendere decisioni basate sui dati e ottenere risultati migliori in termini di fatturazione.
L’intelligenza artificiale facilita l’individuazione e la prevenzione delle frodi sulle fatture
Le frodi avvengono sempre quando il denaro è al centro dell’attenzione. È quindi ovvio che i truffatori prendano di mira anche le imprese. Ci sono molti modi per rilevare le frodi. Ma con un software di fatturazione dotato di intelligenza artificiale, è possibile fare un passo avanti e prevenire le frodi in primo luogo. Invece di essere reattivi, potete affrontare le truffe in modo proattivo.
L’intelligenza artificiale può controllare le informazioni sul cliente, i dettagli del pagamento, i dettagli della fattura e altri dati rilevanti prima di avviare un pagamento. L’intelligenza artificiale può imparare dall’esame dei dati storici delle fatture valide e di quelle fraudolente. E può decidere se avviare la procedura di pagamento o segnarla per la revisione. Questo potrebbe rivelarsi un modo efficace per prevenire le frodi sulle fatture.
L’intelligenza artificiale ottimizza i pagamenti in entrata
Nei processi di fatturazione manuali e in molti processi semi-automatici, il personale contabile ha il noioso compito di abbinare le fatture ai pagamenti dei clienti. I sistemi di fatturazione abilitati all’intelligenza artificiale sono in grado di utilizzare i dati dei registri storici. Possono imparare come i pagamenti sono stati armonizzati in precedenza, in modo da prevedere come abbinare le fatture future in modo più pertinente. Non solo, ma possono anche aiutarvi a trovare eventuali anomalie, incongruenze e disparità all’interno delle fatture.
