- A cosa serve la PEC aziendale
- Quando è necessario usare la PEC?
- Obbligo PEC imprese e professionisti
- Sanzioni legate alla PEC
- Quale PEC aziendale scegliere?
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è una casella di posta che permette di inviare e ricevere comunicazioni aventi valore legale. In Italia questo strumento viene utilizzato per la gestione di tutta una serie di operazioni di contatto con aziende e cittadini da diversi anni. Secondo i dati forniti da Ini-Pec, l’indice nazionale degli indirizzi di Posta Elettronica Certificata di imprese e professionisti, attualmente sono circa 11 milioni gli indirizzi PEC attivi in Italia, e tra questi più di 6,5 milioni appartengono ad imprese e professionisti.
A cosa serve la PEC aziendale
La PEC permette di inviare messaggi di posta elettronica che hanno lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno. Infatti, quando si parla di comunicazioni ufficiali, in particolare tra cittadini e Pubblica Amministrazione oppure tra aziende, è bene sapere che la PEC sostituisce in maniera sicura ed efficace la raccomandata A/R.
Ogni volta che si invia una PEC, il gestore di posta manda al mittente una ricevuta di invio ed una di ricezione del messaggio, che costituiscono prova legale dell’avvenuta trasmissione. Anche data e ora della trasmissione della PEC sono opponibili a terzi in caso di controversie, così come è possibile avere certezza di mittente e destinatario del messaggio.
La PEC inoltre presenta una serie di vantaggi rispetto alla via tradizionale: risulta essere più economica, più veloce, più comoda e anche più sicura dell’alternativa tradizionale cartacea. Questo perché tutti gli indirizzi PEC sono certificati tramite l’apposizione della firma digitale, che garantisce l’identità di mittente e destinatario di ogni trasmissione.
Risulta quindi chiaro perché quando si tratta di imprese, che hanno la necessità di comunicare per via ufficiale con dipendenti, fornitori e clienti, la PEC assume un ruolo centrale.
Va sottolineato che una volta che si sceglie di comunicare con la PA o con i propri clienti e lavoratori tramite PEC bisogna ricordarsi che, in forza del parallelo con la tradizionale Raccomandata A/R, il non leggere le email equivale a non ritirare la Raccomandata: ogni richiesta o scadenza in essa contenuta, che la leggiamo o no, farà fede dal momento del ricevimento.
Quando è necessario usare la PEC?
La PEC aziendale diventa particolarmente importante quando si tratta di inviare e ricevere comunicazioni in cui la data della trasmissione deve risultare certificata: dall’invio di offerte economiche alla ricezione di avvisi e contratti, sono molte le circostanze in cui usare la PEC può rappresentare una garanzia a differenza dell’invio di una semplice email o comunicazione scritta.
La PEC può essere utilizzata ad esempio:
- per l’invio di fatture elettroniche a fornitori e clienti;
- per partecipare a bandi e gare d’appalto;
- per convocare consigli di amministrazione, soci, assemblee;
- per inviare stipendi o altre comunicazioni ai propri dipendenti;
- per trattare in completa sicurezza i documenti riservati;
- in generale, per l’invio di comunicazioni per cui sia ha la necessità di determinare univocamente il destinatario, il mittente e il momento della trasmissione del messaggio;
- va sempre utilizzata comunicare con la Pubblica Amministrazione.
Obbligo PEC imprese e professionisti
Per gli enti della Pubblica Amministrazione vige l’obbligatorietà della PEC sin dal 2008. Mentre l’obbligo di dotarsi di PEC è subentrato l’anno successivo per i professionisti e nel 2011 per le aziende costituite prima del 2008, anno in cui è entrato in vigore il D.l. 185/2008 che disponeva l’obbligatorietà della PEC per alcune categorie.
Ad oggi, sono sottoposti all’obbligo di PEC:
- le Pubbliche Amministrazioni;
- i professionisti iscritti ad un albo;
- le imprese e le società;
- le ditte individuali.
Sanzioni legate alla PEC
Il D.L. 76/2020, ovvero il cosiddetto Decreto Semplificazioni, definisce le sanzioni a carico dei professionisti e delle imprese che non comunichino il proprio domicilio digitale PEC rispettivamente all’ordine di appartenenza o al Registro delle Imprese.
Secondo l’Art. 37 del citato Decreto, in caso di mancata comunicazione di una casella PEC attiva i professionisti e le imprese sono soggetti ad una sanzione amministrativa e all’attribuzione, d’ufficio, di un nuovo domicilio digitale PEC. L’ammontare della sanzione può variare dai 206€ ai 2.064€ per le società e dai 30e ai 1.548€ per le imprese individuali.
Invece, per quanto riguarda i professionisti iscritti ad un albo, l’Ordine di riferimento deve provvedere ad una diffida da adempiere entro 30 giorni; in caso di mancata comunicazione della PEC nei termini stabiliti, il professionista può anche essere sospeso dall’Ordine fino alla comunicazione di un nuovo domicilio digitale.
Quale PEC aziendale scegliere?
Indubbiamente la diffusione dello strumento della PEC si lega al rapido processo di digitalizzazione che ha investito il Paese in seguito al configurarsi dello scenario pandemico da Covid-19.
Oggi sono attualmente 19 i gestori di PEC accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.
Ma la giusta domanda da porsi è: una volta deciso di creare una PEC aziendale, quali sono le caratteristiche da ricercare in una casella PEC?
- App per gestire la PEC da smartphone: una funzionalità comoda, che permette di consultare ed inviare messaggi anche quando non si ha un pc a disposizione;
- Dimensioni della casella PEC: soprattutto nel caso di professionisti che devono trasmettere via PEC grandi file, può essere decisivo acquistare una casella PEC dalle giuste dimensioni;
- Notifiche via email o sms: non sottovalutare la possibilità di ricevere notifiche sulla propria email personale o tramite SMS quando si riceve una PEC.
