Una delle maggiori cause di inefficienza in ufficio è rappresentata da compiti amministrativi mal delegati. Tutti gli uffici si affidano a piccole attività amministrative per funzionare correttamente, ma scrivere e-mail, documentare riunioni e supervisionare la programmazione richiedono troppo tempo e risorse.
Le applicazioni di intelligenza artificiale possono ora gestire molte delle attività amministrative più noiose. E lungi dal sostituire i professionisti dell’amministrazione del vostro ufficio, questi strumenti facilitano il loro lavoro consentendo loro di gestire il lavoro in modo più efficiente.
- Scrivere le email
- Inserimento delle fatture
- Prendere appunti per le riunioni
- Gestire gli impegni
- Riassumere i documenti
Scrivere le email
Le e-mail sono troppo spesso causa di inefficienza nel vostro ufficio. Sebbene le e-mail interdipartimentali siano spesso essenziali, sedersi e digitare semplici informazioni può portare via troppo tempo. Molti servizi di posta elettronica utilizzano oggi tecnologie di intelligenza artificiale per semplificare la scrittura delle e-mail.
Ad esempio, Gmail offre servizi di intelligenza artificiale come Smart Compose, una funzione che utilizza l’apprendimento automatico avanzato per riconoscere il contenuto di un’e-mail in corso e prevedere ciò che verrà dopo. Questa funzione offre quindi suggerimenti per la parola, la frase o l’espressione successiva, che lo scrittore può selezionare e aggiungere rapidamente, se lo desidera. Questi strumenti consentono di scrivere le e-mail in modo molto più rapido, senza perdere troppo tempo a digitare le singole frasi.
Altri programmi offrono un’assistenza alla scrittura generata dall’intelligenza artificiale che è possibile utilizzare per la creazione di e-mail. Grammarly offre attualmente servizi di assistenza alla scrittura e di generazione di contenuti che si possono utilizzare per colmare rapidamente le lacune di un’e-mail in corso o per generare nuove frasi quando si risponde a un’e-mail passata.
Inserimento delle fatture
Le fatture sono necessarie per fatturare ai clienti, pagare i fornitori e gestire altre questioni finanziarie. Tuttavia, con tanti piccoli dati che devono essere organizzati in un formato predeterminato, la creazione delle fatture spesso fa perdere tempo ed energie al professionista legale.
Oggi, applicazioni come Caster di AdvoLogix utilizzano le tecnologie AI e l’apprendimento automatico basato sul cloud per automatizzare la creazione delle fatture. Utilizzando l’interfaccia di AdvoLogix Caster, è possibile organizzare rapidamente tutti i dati rilevanti nei campi appropriati. L’utilizzo di un software di AI legale elimina l’inserimento manuale dei dati e consente di creare fatture accurate e complete in modo rapido ed efficiente.
Prendere appunti per le riunioni
Tl:dv è un’applicazione di intelligenza artificiale che aiuta i partecipanti alle riunioni a registrare appunti importanti senza perdere alcuna informazione significativa. Questi strumenti utilizzano tecnologie di apprendimento automatico per trascrivere automaticamente e accuratamente ciò che viene detto in una particolare riunione o conferenza.
Gestire gli impegni
Un software dotato di intelligenza artificiale, come l’applicazione Timely, è un ottimo modo per gestire i propri impegni all’interno e all’esterno del luogo di lavoro. Applicazioni come Timely tengono automaticamente traccia del tempo dedicato a un particolare compito o incarico. In questo modo è possibile organizzare la propria agenda in modo più efficace e relegare meglio il proprio tempo e le proprie risorse durante la giornata lavorativa.
Riassumere i documenti
Un vantaggio spesso trascurato di un’intelligenza artificiale per la generazione di contenuti come ChatGPT è la sua capacità di riassumere efficacemente i documenti. La maggior parte dei documenti importanti sul posto di lavoro dovrà comunque provenire da menti umane. Ma ChatGPT e altri programmi di generazione di contenuti di IA possono fornire sintesi brevi ma complete di documenti importanti per trasmettere più rapidamente le informazioni essenziali.